Češi v práci tisknou i 50 stránek denně. Firmy podceňují bezpečnostní rizika spojená s papírem

Kromě toho, že neustálé „papírování“ zpomaluje digitalizaci, je tu spoustu bezpečnostních rizik spojených s tiskem, skenováním a uchováváním papírových dokumentů, které české firmy často vůbec neřeší. Ukázal to průzkum společnosti Canon i zkušenosti jejích odborníků na digitalizaci firemních procesů.

Průzkum společnosti Canon na reprezentativním vzorku českých firem odhalil závažné nedostatky v zabezpečení pracovních procesů. Více než polovina respondentů má například možnost odnášet firemní dokumenty, jako jsou smlouvy a faktury, z kanceláře pryč. Z manipulace s papírovými dokumenty, které navzdory digitalizaci nadále převažují, ale vyplývají i další rizika.

„I když roste počet firem, které si uvědomují, že díky digitalizaci ušetří peníze a čas svých zaměstnanců a mohou plnohodnotně zavést flexibilní způsob práce, dvě třetiny respondentů našeho průzkumu zároveň uvedly, že většina procesů v jejich firmě se stále ještě řeší na papíře,“ říká Eva Kučmášová ze společnosti Canon. 

Související

Martin Pokorný

Dvě nové sublimační tiskárny SureColor pro potisk…

Martin Pokorný

Tiskárna instax SQUARE Link umožňuje rychlý tisk…

Papírový dokument se může ztratit, dostat do rukou nepovolaného zaměstnance, nebo dokonce uniknout mimo firmu. Tím hůře, že 53 % zaměstnanců má podle průzkumu možnost tištěné dokumenty včetně smluv nebo faktur vynášet fyzicky mimo kancelář. U 23 % o tom musí vědět nadřízený, ale každý třetí dotázaný uvedl, že s papírovými dokumenty může dělat, co uzná za vhodné, a klidně je nosit i domů.

S hromadou papírových dokumentů, které firmy produkují, je spojena otázka archivace. Z průzkumu vyplynulo, že Češi jsou staromódní a 77 % z nich archivuje pracovní dokumenty v tištěné podobě v šanonu ve firmě. Celá pětina zároveň přiznává, že je takto ukládají na neurčitě dlouhou dobu, což znamená, že se o další život dokumentu nezajímá. Mezi takto uloženými dokumenty se ale obtížně vyhledává a může s nimi kdekdo manipulovat. Pokud zaměstnanec nějaký citlivý dokument z firmy vynese a někde ho zapomene, je malá šance na to přijít a včas zakročit. 

„I takové problémy vyřeší například software uniFLOW Online. Dokumenty se snadno naskenují do firemního úložiště a originály lze rovnou skartovat. Naopak dokumenty digitální není vůbec třeba tisknout – rovnou s nimi do cloudu. Ten je velmi silně zabezpečený a lze v něm snadno vyhledávat. V případě digitálního archivu z něj bez vědomí správce nic neunikne. A to nejlepší nakonec – do uniFLOW Online se díky kódu dostanou i lidé pracující z domova na stolní tiskárně, kterou mohou jinak bez omezení využívat všichni ostatní členové rodiny,“ říká Petr Hnilička ze společnosti Canon CZ.

Zdroj: Canon CZ